臨沂尚美噴繪廣告有限公司成立于2004年，現(xiàn)已發(fā)展成具有一定規(guī)模，集廣告設(shè)計(jì)、電腦數(shù)碼戶(hù)內(nèi)噴繪、電腦數(shù)碼大型戶(hù)外廣告噴繪為一體的綜合性廣告設(shè)計(jì)制作公司，服務(wù)完善。
 

以下是黃總的部分分享內(nèi)容：
 
大家好，我是山東臨沂尚美噴畫(huà)，我今天給大家分享我使用易凱的經(jīng)驗(yàn)，講得不好，請(qǐng)大家多多擔(dān)待。我的分享主題是：如何應(yīng)用易凱軟件助力廣告公司發(fā)展。
 
通俗的說(shuō)就是用好一個(gè)軟件，實(shí)際上就是完善你的公司經(jīng)營(yíng)。為什么這么說(shuō)呢？我會(huì)用以下的半個(gè)小時(shí)給大家分為三點(diǎn)的講我的使用心得。

第一點(diǎn)，從業(yè)務(wù)接單-審核-產(chǎn)量登記-進(jìn)貨-庫(kù)存-外協(xié)-發(fā)貨，實(shí)際易凱軟件已經(jīng)把流程都弄的非常精準(zhǔn)了，然后我講一下如何應(yīng)用軟件助力我們公司發(fā)展。
 
根據(jù)這個(gè)軟件再結(jié)合咱們實(shí)際的公司情況，從接單到生產(chǎn)到配送到財(cái)務(wù)這4大塊，在軟件當(dāng)中的應(yīng)用。軟件上的流程跟咱們公司的基礎(chǔ)流程基本上是相似的。
 
完善軟件系統(tǒng)上的每個(gè)環(huán)節(jié)、流程就是完善公司的流程環(huán)節(jié)。我們做公司就是做這個(gè)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)就是我們這個(gè)軟件之類(lèi)的東西就是這個(gè)公司的制度了。實(shí)際上現(xiàn)在這個(gè)工作流程就是從接單到最后的財(cái)務(wù)。要做好工作流程，需要從軟件應(yīng)用開(kāi)始。

第二點(diǎn)，軟件要如何快速上手、啟用。如果大家購(gòu)買(mǎi)這個(gè)軟件之后，我們第一要做的是完善系統(tǒng)當(dāng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，要把自己公司的每個(gè)部門(mén)劃分的清晰清楚。
 
比如我們工作，現(xiàn)在就劃分寫(xiě)真、噴繪、UV、旗幟、雕刻就是各個(gè)部門(mén)的環(huán)節(jié)。然后設(shè)置下一步就是工序，工作中心，比如我們現(xiàn)在寫(xiě)真部門(mén)有打印輸出 ，覆膜，我們?cè)O(shè)置為2個(gè)工序。設(shè)計(jì)部門(mén)也設(shè)置成2個(gè)工序，一個(gè)是打圖一個(gè)是拼接。
 
這樣設(shè)置工序，就會(huì)讓每個(gè)部門(mén)的工作人員工作起來(lái)更直接，知道第一步干嘛，第二步干嘛，然后也會(huì)根據(jù)這個(gè)軟件的流程進(jìn)行開(kāi)工、完工，最后這個(gè)發(fā)貨，每個(gè)工序他都會(huì)點(diǎn)他自己的產(chǎn)量，到月底就能在軟件里的產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)，然后能統(tǒng)計(jì)出他這個(gè)工作情況，就根據(jù)他的工作情況給他進(jìn)行提成工資發(fā)放。
 
另外，這個(gè)基礎(chǔ)數(shù)量里還有個(gè)項(xiàng)目類(lèi)型，材料，項(xiàng)目?jī)r(jià)格，這些都是軟件啟動(dòng)前期需要做好的東西。把前期工作做好能讓后期的工作更能省事，比如項(xiàng)目?jī)r(jià)格，實(shí)際上就是咱們公司這個(gè)產(chǎn)品和產(chǎn)品價(jià)格、包括這個(gè)產(chǎn)品類(lèi)型，產(chǎn)品計(jì)算方式。
 
實(shí)際上把手動(dòng)的工作都用軟件里的設(shè)置，把東西設(shè)置到里面后，下一步開(kāi)展什么工作就可以直接選了。還有倉(cāng)庫(kù)里面的材料就是材料的種類(lèi)，材料的分類(lèi)，具體的材料，都要根據(jù)咱們手動(dòng)的工作錄入進(jìn)去，還有一些銀行賬號(hào)，費(fèi)用類(lèi)型，這些就是咱們財(cái)務(wù)方面的知識(shí)。把這些資料都錄入之后，就可以開(kāi)始咱們這個(gè)軟件使用了。
 

第三點(diǎn)就是這個(gè)軟件的使用可以讓公司全員共同使用和維護(hù)軟件。這個(gè)要負(fù)責(zé)人或者老板牽頭一定要嚴(yán)格按照軟件的流程，還有軟件的操作方式。
 
購(gòu)買(mǎi)軟件后，易凱公司會(huì)給咱們提供一本用戶(hù)手冊(cè)，這里面會(huì)把各個(gè)系統(tǒng)操作的關(guān)鍵詞都列出來(lái)，各個(gè)操作規(guī)范都已經(jīng)講得非常清楚，大家一定要這個(gè)產(chǎn)品手冊(cè)進(jìn)行全員教育，一定要讓大家都去規(guī)范的操作，這樣能讓公司這個(gè)工作流程，財(cái)務(wù)，倉(cāng)庫(kù)還有所有的經(jīng)營(yíng)情況避免很多問(wèn)題的發(fā)生。
 
就是說(shuō)從業(yè)務(wù)的接單開(kāi)單到生產(chǎn)制造到配送再到財(cái)務(wù)，這些根據(jù)軟件流程，每個(gè)人每個(gè)部門(mén)都按他這個(gè)軟件去操作，這樣我們每個(gè)活的每個(gè)環(huán)節(jié)都能在軟件上查到。
 
打一比方，如果說(shuō)一個(gè)公司給我們業(yè)務(wù)，然后我們業(yè)務(wù)前期會(huì)談價(jià)格和產(chǎn)品的應(yīng)用，客戶(hù)會(huì)下單，下單后就會(huì)開(kāi)單，客戶(hù)打款后審核，審核后生產(chǎn)人員就看到這個(gè)單子。
 
然后生產(chǎn)之后，比如說(shuō)寫(xiě)真、噴繪、條幅，其實(shí)我們這個(gè)單據(jù)的開(kāi)單數(shù)就已經(jīng)把這個(gè)活的要求開(kāi)到相應(yīng)的部門(mén)當(dāng)中。
 
比如說(shuō)這次開(kāi)的寫(xiě)真，寫(xiě)真生產(chǎn)部門(mén)就看到這個(gè)單據(jù)，單據(jù)也有這個(gè)生產(chǎn)制造要求，他會(huì)根據(jù)這個(gè)生產(chǎn)制作要求進(jìn)行開(kāi)工制作。然后他會(huì)點(diǎn)開(kāi)工，把圖拷到這個(gè)寫(xiě)真機(jī)的電腦上進(jìn)行開(kāi)工，開(kāi)始制作。
 
制作完成后，比如說(shuō)他已經(jīng)打完圖輸出了，這個(gè)工序做完了，他會(huì)在這個(gè)工序點(diǎn)產(chǎn)量，這個(gè)活就到了下一個(gè)環(huán)節(jié)，比如裱膜，這個(gè)裱膜部門(mén)就會(huì)看到前一道工序完成后，他就會(huì)進(jìn)行裱膜工作，裱膜完成后，再進(jìn)行下一步，他就會(huì)把這個(gè)工作進(jìn)行完工。
 
點(diǎn)了完工后，這個(gè)單子的流程就自動(dòng)進(jìn)行下一個(gè)環(huán)節(jié)，然后就是包裝與發(fā)貨，這個(gè)發(fā)貨人員就能看到這個(gè)完工的活。就是如果這個(gè)完工的活員工沒(méi)有點(diǎn)完工的話，這個(gè)發(fā)貨的員工就看不到。
 
發(fā)貨人員進(jìn)行包裝，然后會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的派送，派送的時(shí)候，我們也會(huì)區(qū)分，比如市區(qū)還有發(fā)貨，他會(huì)根據(jù)這個(gè)單子要求，會(huì)去派送。
 
我們的工作環(huán)節(jié)，就是制作完之后，我們會(huì)把打印出來(lái)的標(biāo)簽貼到那個(gè)貨上。（我們是有買(mǎi)條碼機(jī)，就是咱們軟件完共后能打印這個(gè)標(biāo)簽），然后我們的發(fā)貨部門(mén)也會(huì)用這個(gè)打印機(jī)打印一個(gè)送貨標(biāo)簽。
 
如果當(dāng)時(shí)開(kāi)單人員在開(kāi)單的時(shí)候有送貨地址、送貨電話、收件人，這三個(gè)信息就會(huì)顯示出來(lái)在標(biāo)簽上。標(biāo)簽都是帶不干膠，可以直接貼到貨上去。這樣他就會(huì)避免出現(xiàn)這個(gè)信息的錯(cuò)誤，就能把貨物相應(yīng)的制作、包裝、送貨都能做得很好。
 
發(fā)貨之后，這個(gè)書(shū)簽或者簽字就會(huì)交給咱們財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)會(huì)根據(jù)這個(gè)收款的情況進(jìn)行軟件的操作。現(xiàn)在我們財(cái)務(wù)是怎么做的呢，原來(lái)都是欠款，現(xiàn)在我們都不做欠款，都做現(xiàn)款。
 
我們?cè)陂_(kāi)單之后，會(huì)要求客戶(hù)打款，客戶(hù)打款后我們才進(jìn)行審核?；蛘哂锌蛻?hù)的生產(chǎn)量比較大，害怕我們公司也不太相信，然后打個(gè)定金，我們會(huì)在這個(gè)單據(jù)收定金，這個(gè)里面的財(cái)務(wù)功能會(huì)顯示客戶(hù)的應(yīng)收款還剩多少。
 
然后發(fā)貨前，我們會(huì)把定金先收回再發(fā)貨。我們也能在統(tǒng)一報(bào)表里有客戶(hù)應(yīng)收款，點(diǎn)開(kāi)后，也能看到每個(gè)時(shí)段每個(gè)月的應(yīng)收款項(xiàng)。
 
再說(shuō)一下這個(gè)財(cái)務(wù)的費(fèi)用，費(fèi)用就是電話費(fèi)、電費(fèi)，員工工資等，都要把這些設(shè)置到這里。平時(shí)，要每個(gè)部門(mén)，例如財(cái)務(wù)部門(mén)，管賬務(wù)、報(bào)表，一定要讓財(cái)務(wù)部按照這個(gè)軟件的流程和各個(gè)科目去把這個(gè)賬務(wù)和統(tǒng)一報(bào)表里面的東西都要完善好。
 
每到月底的時(shí)候咱們老板還有負(fù)責(zé)人就能很輕易的點(diǎn)開(kāi)付款單、收款單、應(yīng)收賬款、費(fèi)用材料，就能看每個(gè)月的經(jīng)營(yíng)情況。只有了解了資金情況后，才能進(jìn)行公司經(jīng)營(yíng)方面的這個(gè)調(diào)整，所以說(shuō)軟件應(yīng)用非常重要，一定要按照這個(gè)軟件工序來(lái)好好的完善軟件數(shù)據(jù)。
 
接下來(lái)再說(shuō)說(shuō)倉(cāng)庫(kù)這塊，實(shí)際上倉(cāng)庫(kù)是公司一個(gè)非常重要的部門(mén)，因?yàn)閭}(cāng)庫(kù)他關(guān)系到咱們公司的采購(gòu)就關(guān)系到咱們這個(gè)材料，材料是公司一個(gè)比較大的支出。
 
倉(cāng)庫(kù)也是與其他部門(mén)一樣，就是財(cái)務(wù)人員進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)操作的時(shí)候，也是按照流程來(lái)，比如說(shuō)：采購(gòu)入庫(kù)，然后領(lǐng)料、出庫(kù)，調(diào)撥單、庫(kù)存查詢(xún)、入庫(kù)單作廢、出庫(kù)單作廢，也是按照實(shí)際要求來(lái)操作。
 
我們公司要求就是一定要嚴(yán)格按照這倉(cāng)庫(kù)流程來(lái)做，簡(jiǎn)單介紹一下，就是我們公司比如寫(xiě)真、噴繪、每個(gè)部門(mén)在領(lǐng)料，我們會(huì)進(jìn)行控制，開(kāi)單人員接單開(kāi)單后，寫(xiě)真來(lái)了100方的業(yè)務(wù)單。我們倉(cāng)庫(kù)人員不用生產(chǎn)人員過(guò)來(lái)領(lǐng)料，他就已經(jīng)能看到單子，就已經(jīng)能看到這個(gè)活需要用多少平方的材料。
 
倉(cāng)庫(kù)人員就會(huì)把這個(gè)材料先在倉(cāng)庫(kù)里面去找到，然后把它標(biāo)上：這是用在哪個(gè)客戶(hù)哪個(gè)部門(mén)，放在哪個(gè)地方。然后生產(chǎn)人員看到這個(gè)單子就過(guò)來(lái)領(lǐng)料，這樣一來(lái)，倉(cāng)庫(kù)人員已經(jīng)把料都準(zhǔn)備好了，這樣能節(jié)省時(shí)間還能節(jié)省用料。
 
為什么說(shuō)能節(jié)省用料？我們要求我們倉(cāng)庫(kù)人員在進(jìn)行這個(gè)出料的時(shí)候來(lái)根據(jù)這個(gè)活的平方數(shù)。比如咱們一卷材料，是200方，那這個(gè)活就是用料需要100方，倉(cāng)庫(kù)人員就會(huì)找已經(jīng)拆了的料，例如是還剩下110方，先優(yōu)先使用，也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的記錄。
 
生產(chǎn)人員進(jìn)行生產(chǎn)后，還剩10個(gè)平方，或者說(shuō)剩1-2個(gè)方的話，這個(gè)就不要求他再把這個(gè)調(diào)回來(lái)，如果說(shuō)這個(gè)料還剩50方或者100方比較多的話，再要求他是必須得回料，這樣才能控制單的庫(kù)存，也能控制生產(chǎn)人員。
 
如果不按照這個(gè)情況給他領(lǐng)料的，很輕易就能拿到料，如果把圖作廢了，或者說(shuō)有些客戶(hù)會(huì)和咱們的生產(chǎn)人員關(guān)系很好，能讓咱們生產(chǎn)人員從私下里給他生產(chǎn)，那這樣就控制不了了。就說(shuō)咱們吧倉(cāng)庫(kù)的原料控制好了就會(huì)避免這個(gè)事情的發(fā)生。
 

總結(jié)：
我們公司，現(xiàn)在就是部門(mén)劃分的，業(yè)務(wù)部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)和配送和財(cái)務(wù)部門(mén)，然后我們生產(chǎn)部門(mén)當(dāng)中又分了這個(gè)寫(xiě)真、噴繪、條幅各生產(chǎn)部門(mén)，每個(gè)部門(mén)都有各個(gè)的部門(mén)主管。
 
咱們老板或者負(fù)責(zé)人一定要要求咱們的主管監(jiān)督好咱們這個(gè)軟件的操作，負(fù)責(zé)人或者老板一定也要嚴(yán)格要經(jīng)常去看軟件，看那個(gè)地方操作有問(wèn)題，咱們一定要和主管一起把這個(gè)軟件應(yīng)用好。
 
比如說(shuō)業(yè)務(wù)部的主管要去業(yè)務(wù)單據(jù)審核，比如說(shuō)開(kāi)錯(cuò)的單子，項(xiàng)目，產(chǎn)品方面的，也得去監(jiān)督好。生產(chǎn)部門(mén)的主管讓他要負(fù)責(zé)的東西就是要每天監(jiān)督，特別是每天上班、下班，一定要看看今天的完工情況。
 
比如今天早晨8點(diǎn)上班，昨天夜班干的什么情況，主管一定有打開(kāi)軟件看他的部門(mén)的昨天生產(chǎn)情況，然后還剩了多少?zèng)]有生產(chǎn)完的，還有今天要發(fā)生這個(gè)業(yè)務(wù)的情況。根據(jù)這個(gè)東西去派工去進(jìn)行安排生產(chǎn)，然后也進(jìn)行這個(gè)調(diào)整。
 
比如量比較大，他要進(jìn)行這個(gè)調(diào)節(jié)，他也要和業(yè)務(wù)部門(mén)去溝通，如果又來(lái)了一個(gè)量比較大的，又來(lái)了500方，然后他現(xiàn)在還有很多方?jīng)]有生產(chǎn)出來(lái)，這個(gè)情況就要和業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通這個(gè)交貨時(shí)間，由業(yè)務(wù)那邊和客戶(hù)進(jìn)行溝通。
 
生產(chǎn)部門(mén)的主管每天下班的時(shí)候更加要看看今天的單據(jù)完工情況，注意看今天剩了多少活還沒(méi)干完，然后他要安排下個(gè)班去生產(chǎn)。
 
著重講一下，完工后沒(méi)有按照軟件流程與操作，比如點(diǎn)了開(kāi)工、生產(chǎn)，但是沒(méi)有點(diǎn)完工，這個(gè)是不對(duì)的。另外軟件還有一個(gè)最好的東西就是比如說(shuō)這個(gè)客戶(hù)下單后，客戶(hù)有時(shí)候會(huì)打電話咨詢(xún)情況，我們業(yè)務(wù)員工都能按照軟件上的查單據(jù)、完工情況、是送貨了還是怎么樣，這些都能回復(fù)客戶(hù)。
 
然后生產(chǎn)后就配送，配送部主管也要看每天的單據(jù)的配送情況，講一下送貨，我們有掃碼送貨，比如這個(gè)客戶(hù)同時(shí)下了五個(gè)業(yè)務(wù)，如果說(shuō)這五個(gè)訂單當(dāng)中有三個(gè)訂單生產(chǎn)出來(lái)了，他會(huì)掃碼，顯示三個(gè)，如果貨有的話就把這三個(gè)訂單電話送貨，沒(méi)有那就不要點(diǎn)送貨，這樣的話能看到?jīng)]有送貨的單子和還有送貨的單子。
 
最后說(shuō)一下就是這個(gè)老板和財(cái)務(wù)部門(mén)一塊完善這個(gè)財(cái)務(wù)的情況。主要是這個(gè)月底的統(tǒng)計(jì)報(bào)表能看到材料費(fèi)用，還有這個(gè)費(fèi)用的情況，這個(gè)能顯示公司的經(jīng)營(yíng)情況。
 
另外就是應(yīng)收和應(yīng)付，應(yīng)收關(guān)系到公司經(jīng)營(yíng)的這個(gè)回款的情況，應(yīng)付大家也要根據(jù)公司的軟件進(jìn)行相應(yīng)的給供應(yīng)商進(jìn)行付款。做好這點(diǎn)能讓咱們公司的信譽(yù)度提高，外面的合作公司信任度也更好，才能更好的合作。
 
大家一定一定要嚴(yán)格按照這個(gè)軟件的流程操作去進(jìn)行每個(gè)部門(mén)每個(gè)人員的監(jiān)督。這樣才能讓每個(gè)工序做得更好，才能控制每個(gè)工序，才能更好的完善工資流程。